PKL Part 3 (14 Juli 2017)

Part sebelumnya:

Part 1 – PKL Begins

Part 2 – PDI


Part 3

Pagi hari ke-10 saya PKL, berlangsung dengan flat saja. Dateng ke ruang PDI, belajar TKD sampe jam 8 pagi, lalu ngedata berkas kayak delapan hari sebelumnya. Pas tiba waktu jumatan, seperti biasa juga saya nyamper temen saya buat makan siang. Setelah semua bekal pindah ke perut dan jamaah shalat jumat meninggalkan masjid kantor, saya dan teman saya pun bergegas shalat dzuhur.

Hingga selesai shalat dzuhur…

“Ken, udah makan??”

Bu Ani seksi PDI menghampiri. Kirain mau nraktir, taunya…

“Kamu dipanggil pak kepala kantor suruh ke sekretariat. Sekarang yah.”

Andayyy. Apa salah saya selama ini sampe dipanggil kepala kantor????

 

Sesampainya di sekre, tidak nampak batang hidung pak kepala kantor. Hanya ada batang hidung milik Teh Karin dan Teh Ririn, gegedug sekre.

“Teh, katanya saya dipanggil kepala kantor ya?” Tanya saya penuh kecemasan.

“Iyaa.” Jawab salah seorang teteh.

Hati saya mencelos.

“Kamu disuruh gantiin Teh Fitri di sini. Jadi sekre yaa sehari.”

Menurut informasi yang didapat dari Teh Karin, KPP Cibeunying memiliki tiga sekretaris. Satu orang mengurus Surat Masuk yakni Teh Karin, satu orang mengurus surat keluar yakni Teh Ririn, dan satu orang bertugas mengecap, mengekspedisi dokumen, menjamu tamu kepala kantor, mengangkat telepon, dan memberi pengumuman yakni Teh Fitri (cmiiw). Biasanya di KPP lain, tugas sekretariat cuma diemban oleh satu atau dua orang. Namun berhubung KPP berkode 423 ini termasuk KPP yang cukup besar dan memiliki Wajib Pajak yang prominent (cmiiw juga), jadilah sekretaris kepala kantornya ada tiga. Berhubung pada hari itu Teh Fitri izin karena anaknya mengalami kecelakaan, saya pun ditugasi buat ngegantiin Teh Fitri.

Gws ya anaknya Teh Fitri :’)

Pelajaran pertama yang saya dapatkan di sekretariat adalah mengecap dokumen. Dokumen yang sudah ditandatangani bapak kepala kantor, yang selanjutnya disebut Pak Kakap, harus dicap. Ada dokumen yang harus discan dulu, ada yang langsung dicap. Biasanya yang harus discan itu yang harus diberi penomoran dulu (tugasnya Teh Ririn). Terdengar ribet yah??

 

Pelajaran kedua yang saya dapat adalah ekspedisi dan disposisi surat. Biasanya, seksi-seksi lain naruh dokumen dan surat yang harus ditandatangani Pak Kakap di sekretariat. Teteh-teteh sekre bertugas menyerahkan dokumen dan surat tersebut ke ruangan kepala kantor untuk ditandatangani. Setelah ditandatangani dan dicap seperti yang sudah disebutkan di atas, surat dan dokumen tersebut diekspedisikan ke ruangan seksi-seksi yang menaruh dokumen dan suratnya di sekre tadi. Sebagai bukti pengekspedisian, perwakilan seksi-seksi tersebut wajib memberi tanggal, nama, dan paraf di buku ekspedisi yang sudah dipersiapkan sekre. Biar jelas gituu diserahinnya kapan dan ke siapa.

Untuk distribusi Surat Masuk dan disposisinya, begini alurnya kira-kira. Pertama, Surat Masuk dari fax atau pos datang menghampiri sekre (???). Lalu, surat-surat tersebut diinput informasinya ke excel, SIDJP (Sistem Informasi DJP), dan Masuper (Mapping dan Surat Perkantoran). Setelah diinput, cetak lembar disposisinya. Lalu, surat dan lembar disposisinya dihekter terus diserahkan ke ruangan kepala kantor untuk ditelaah, ditandatangani, dan diberi rekomendasi oleh Pak Kakap. Jika ada rekomendasi dari Pak Kakap, rekomendasi tersebut diinput ke excel dan Masuper.

disp

Pengertian Disposisi di KBBI

 

dsc_0001-6.jpg

Lembar Disposisi

 

Biasanya, pas sore menjelang, yakni sekitar jam empat sore-an, udah nggak ada Surat Masuk lagi. Kalau udah nggak ada Surat Masuk lagi, bisa dicetak lembar tanda terima penyerahannya. Lembar tanda terima ini fungsinya kayak buku ekspedisi surat tadi. Setelah lembar tanda terima dicetak, Surat Masuk dan lembar disposisinya siap didistribusikan ke ruangan seksi-seksi yang ada. Ya gitu lah ya hehe maap susah neranginnya:(

Benefit dari kegiatan ekspedisi surat dan distribusi Surat Masuk ini adalah: bisa jalan-jalan ke semua seksi. Dan bisa tau nama-nama pegawai, terutama pegawai yang nerima surat. Lumayan kan cuci mata sekaligus mencari potensi pegawai yang ada. Ihiy.

Habis mempelajari seuprit ilmu tentang persekretariatan, saya pun dikasih tau sama Teh Karin.

“Kenny, minggu depan Teh Ririn mau diklat seminggu. Kamu minggu depan gantiin Teh Ririn ya di sekre….”

Whaaattttt??? Another days in sekretariat???????? Sehari aja udah deg-degan takut ngelakuin banyak kesalahan. Lah ini dikasih seminggu lagi???????? Busettttttt.

 

Lanjut di:

Part 4 – Sekretaris is in The House Yo

Part 5 – Hari-Hari Terakhir

Part 6 – Kemesraan Ini, Janganlah Cepat Berlalu

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s